Samlingsforvaltning refererer til alt arbeid som involverer dokumentasjon og bevaring av samlingene, inkludert museumsgjenstander, arkiv, foto, intervjumateriale og annet media. Dette arbeidet utføres primært av konservatorene og de fagansatte ved Samlingsavdelingen.

Den største delen av bevaringsarbeidet er av forebyggende art hvor det kontinuerlig arbeides for å bedre oppbevaringsforholdene for samlingene våre. Dette gjøres bl.a. ved at de flyttes til klimastyrte og mørklagte magasiner, holdes under kontroll for insektangrep og pakkes i spesialmateriale.

Primus (museumsdatabasen): Alle gjenstandsopplysninger registreres i Primus for organisert og tilgjengelig informasjon.
Fotografering og Digitalt Museum: Gjenstandene fotograferes, og informasjonen publiseres på Digitalt Museum for bredere tilgang og visning.
Arkivportalen: Østfoldmuseenes samlingsforvaltning er integrert med Arkivportalen.no for å fremme tilgjengelighet og bevaring av kulturhistoriske samlinger. Arkivportalen.no er en sentral digital plattform som samler arkivressurser fra diverse institusjoner, inkludert Arkivverket og private bidragsytere. Østfoldmuseenes bidrag består av kulturhistoriske dokumenter og andre arkivmaterialer,

• Kontinuerlig innsats legges i å forbedre oppbevaringsforholdene for å beskytte samlingene mot potensielle skader.​
• Samlingene flyttes til slike magasiner for optimal bevaring.
• Regelmessig overvåking og kontroll utføres for å forebygge og håndtere insektangrep.
• Gjenstandene pakkes og oppbevares i materialer som er spesialdesignet for bevaring.

Østfoldmuseene fungerer som en fylkesansvarlig fotobevaringsinstitusjon for Østfold, hvor det tilbys råd og veiledning om identifisering og håndtering av eldre fotografisk materiale.

Tjenester og Aktiviteter

• Mottak og Bevaring: Arkivet tar imot historisk fotomateriale for bevaring, registrering og digitalisering etter nasjonale standarder i klimastyrt magasin.
• Kulturhistorisk Samling: Inneholder en rik fotosamling fra hele Østfold, inkludert negativarkiv, dokumentasjon av bedrifter, flyfoto, enkeltbilder og album.
• Deltakelse i Prosjekter: Engasjement i produksjon av egne og andres utstillinger og bokprosjekter.
• Samtidsdokumentasjon: En kritisk del av arkivets arbeid, som fokuserer på dokumentasjon av nåtiden for fremtidige generasjoner.